總結!做PPT 進階教程

分類: PPT新手上路下載: 日期: 2017-07-23

編者按:看瞭那麼多PPT 技巧教程,仍然做不出好的PPT?@魔力大熊 老師撰寫的這篇進階教程,不流於表面的奇巧淫技,註重實用,且以實例貫穿始終,是真正的幹貨。

歡迎關註大熊老師(前今日頭條資深交互設計師,現Haobtc 設計總監)的微信公眾號「熊掌撥清波」

  • 適讀人群:需要制作PPT 的人,特別是大學生

  • 閱讀時長:約7分鐘

在過去的4年時間裡,我做瞭超過百份PPT,其中有日常匯報,有年中總結,有給投資機構的BP,也有新品商業發佈會(多為 Keynote )。服務過 Toyota,香港置地,大眾,T.Y.Lin 等雇主,累計投入在PPT上的時間,遠超過1000個小時。幻燈片隻是一種工具、一個表達手段,融會貫通就好,還有這麼多有趣的領域等待探索,不能止足不前。

寫文章前我把網上能找到的PPT文章教程都看瞭一遍,但恕我直言,質量良莠不齊。不少轉發量誇張的文章,都冠上「不為人知的技巧」的標題,實際上都是拿一些老料回鍋炒,不講偏已經是讀者的萬幸,更別求能夠從中系統整理。好比練武功,隻講套路不講心法,真刀真槍上戰場時立刻歇菜。

懂幾點 PPT 制作的「技巧」,的確可以拿來糊弄門外漢,但對於真正靠它吃飯的手藝人,某些文章裡提及的「技巧」都太流於表面,看看打發時間可以,真要說幹貨,其實沒多少。

所以拿這篇文章開個頭,將我制作 PPT 的經驗落筆成字,分享給大夥兒。要說和網上其他講 PPT 的教程有什麼不同,大概就是我的更註重實用吧… 即學即用,不是要你成為 PPT 專傢或者成為設計師,而是註重實際操作。在此基礎上還可以通過練習,提升到新段位。

同時,配合實例貫穿始終,我會反復提到,根據經驗總結的三個核心原則:

清晰(Clearity)| 一致 (Consistency) | 有序(Order)

準備好瞭嗎?

何為演示

你首先要回答這個問題。能用一支筆,一張紙說明的事情,為什麼要費這麼大勁做成 PPT 展示?亞馬遜內部奉行一頁紙的產品會議,開會前集體默讀會議的內容,然後再開會,因為高管們覺得 PPT 會讓參會的人變得「被動」。

那為什麼要有 PPT ?因為場景不同。

一頁紙會議適合群體討論,PPT 適合演示者單向表達。

前者有多個信息傳達者和接受者,後者往往隻有一個傳達者,其他的都是觀眾。

演示的目的是什麼,是讓觀看的人有節奏,有效率的瞭解你要傳遞的觀點、數據和信息,其他都是次要。恰好,PPT 天生適合做這件事:

1、隻有 PPT 和電影能讓一群人保持安靜的待在一間屋子聽人「佈道」;

2、演示者可以掌控時長、節奏、內容,PPT 的最終呈獻效果沒有上限和下限;

3、合理的信息密度保證瞭傳播效率,所有人都愛讀圖勝過讀文字。

狹義上,大傢容易認為,Apple 每年新品發佈時的幻燈片美到冒仙氣,是頂級幻燈片水準的標桿。但是,這種新品發佈會級別的 Live 幻燈片,隻是一個細分類別,真正工作中常用的,要簡單樸素的多。

比如 KPCB 的設計合夥人,John Maeda 在 2016 年的 #DesignInTech Report 上做的幻燈片(下圖),就是我心中務實設計的典范,「凡為論點,皆有支撐」。

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接下來,我會模仿《The Elements of Style》的風格,結合實例,每個例子給出一個最具實操性的建議,通常情況下,照做可以保證不出錯。

1、正確使用中英文標點,是一種美德;

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這是某高校老師的教學 PPT,在高校課件 PPT 中算是做的「能看」瞭,為瞭保護隱私,我隱去瞭老師的姓名。

但即便如此,在中英文混輸時,這位老師還是粗心的將右括號打成「中文全角」。與此類似的錯誤還有:

  • 中英混排時缺失空格間隙,可讀性扣分。

  • 同一頁幻燈片的段落,有的以句點結尾,有的沒有任何符號。

  • 英文大小寫混搭,忽略專業名詞及縮寫的書寫方式。

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2、能用圖說明的,就不要用文字;

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人類對圖片有著天生的偏好,最早用來記錄的象形文字,本身也是對實物的圖形化處理。所謂「一圖勝千言」,我們看圖的效率要遠高過文字,這就是為什麼,我建議在可以使用圖形化的表達方式時,而最好不要用文字。

使用圖形語言會讓你的 PPT 有生命力,而不隻是幹癟癟的描述。

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3、清晰是首要因素,看不清楚內容的 PPT 不是好幻燈片;

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我們在做 PPT 時,最容易犯的初級錯誤是,想把所有內容都往上堆。這個重要,那個也不能少,恨不得把幻燈片塞得滿滿當當。這樣做的結果,是直接造成幻燈片「沒法兒看」。

如果你確實要在幻燈片裡放上所有內容(實際上內容都是可以一再精簡的,通常來說,我在確定 PPT 最後的內容前,會再刪減至少兩遍),那麼這裡跟你分享常用的兩個方法:

  • 要麼把一頁內容分成多頁。

  • 要麼通過排版的方式讓內容清晰(如下)。

通過適當給頁面留出空間,根據內容將主次強化,我們可以輕松「拯救」下面這張幻燈片(它已經擠的我喘不過氣來)。

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4、隻要你把幻燈片的內容認真對齊,別的咱們都好說;

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如果在所有 PPT 實用技巧裡選一條必備,毫無疑問是「對齊」。對齊也幾乎是排版準則裡最重要、最基礎的,毫不誇張的說,隻要你把內容好好對齊,PPT 就做好瞭一半,剩下的就是字體、構圖和其他瞭。

羅賓·威廉姆斯在她的書裡用瞭整整1/4的篇幅講瞭如何對齊,以我個人的實際經驗,記住如下幾條,對齊基本可以不出錯:

  1. 相近的內容靠近,不相關的內容靠遠,盡可能使你的內容整體,處在頁面的中間。

  2. 左對齊、右對齊、居中,如果沒有把握,一頁 PPT 最好統一用一種對齊方式。

  3. 善用列表和表格,它們是天然的對齊工具。

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5、有對比,才有將來;

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不是隻有大紅大綠才叫對比, PPT 內容的對比,更多體現在字體、字號、字(行)間距上。

我們在長時間看類似的內容時,視覺會產生疲勞,也容易錯過細節。這時,就有必要人為的將需要強調的內容「提」出來,讓人一目掃過,能瞬間找到重點,這便是對比的本質。「讓碰撞更強烈,讓重點更突出」。

那麼,一般我們怎麼做對比?首先是看內容,整頁 PPT 中最核心的,最重要的內容,一定要留出足夠的空間,這是保證清晰性;其次看關系的疏近,相關的內容靠的更近,體現出一致性;最後,再將內容有序的排列。

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上面5個小點,是將原本「沒法兒看」的 PPT 做到「能看」,每一點都做到,相信你的 PPT 一定會有改觀。

下期我們講 PPT(Keynote) 動畫的高級特性

再會~

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